In 2016 is gestart met het opzetten van een intern dienstverleningsconcept. De interne dienstverlenende afdelingen werken daarin samen. Eind 2016 is een onderzoek uitgevoerd naar de behoeften van de primaire afdelingen. Op basis daarvan is het concept in 2017 verder ontwikkeld. Afspraken zijn gemaakt met alle afdelingen hoe we de samenwerking op dit punt gestalte willen geven. Maandelijks vinden daarover voortgangsgesprekken plaats.

Renovatie Stadhuis

Aan de renovatieplannen van het Stadhuis is voortvarend doorgewerkt. Diverse scenario’s, ruimtebeslagberekeningen, kostenramingen zijn gemaakt. Op 27 juni 2017 heeft de Raad besloten tot een duurzame renovatie van het Stadhuiscomplex. Direct daarna zijn de diverse werkgroepen gestart met de voorbereiding en specificatie van de uitvraag t.b.v. het aanbestedingstraject. Vooruitlopend op de renovatie heeft in Stadhuisplein 7 in het 4e kwartaal een verbouwing plaatsgevonden t.b.v. de herhuisvesting van Archeologie . De verhuizing is gerealiseerd in januari 2018 ,waarmee Archeologie het eerste onderdeel is in herhuisvestingsplannen die een definitieve plek hebben gekregen in de directe nabijheid van het Stadhuis. De locatie Langegracht 11 komt daarmee beschikbaar voor de verkoop.

Digitalisering

De operatie Schoon Schip is in volle gang. Eind 2017 is de voorbereiding gestart voor  de aanbesteding m.b.t. overbrengen naar Archief Eemland, voorbewerken en het digitaliseren van 650  meter archief. Daarnaast worden ook nog 650 meter bouwdossiers  in eigen beheer voorbewerkt. In 2018 zal gestart worden met deze omvangrijke klus. De digitalisering in de vorm van het project Digitaal Zaakgericht Werken/DMSheeft in 2017 een nieuwe impuls gekregen door een vernieuwde aanpak. Hiervoor is een ontwikkelstudio ingericht waarbij op deze locatie door alle betrokken wordt samengewerkt. Ook het ontwikkelproces is aangepast waardoor efficiënter gewerkt kan worden en de doorlooptijden verkort zijn. De focus in het afgelopen jaar in relatie tot facilitaire werkprocessen heeft in de 2017 gelegen op contactmanagement. Hiertoe is de digitalisering van het contract mutaties en opdrachtverlening verder ontwikkeld. Een belangrijk mijlpaal was waarbij het plaatsen van de eerste digitale handtekening op een opdrachtbrief. Ook het digitale postproces is in ontwikkeling en wordt in 2018 uitgerold. De vervanging van DOCS OPEN door het nieuwe DMS zijn verder stappen gemaakt in de voorbereiding in 2018 staat de realisatie gepland.

Aanbestedingen/onderhoud

Aan het bestaande stadhuiscomplex is alleen het hoogst noodzakelijke onderhoud verricht in afwachting van de renovatie.Voor de andere locaties welk in beheer zijn bij facilitaire zaken  is onderhoud gepleegd volgens het meerjarenonderhoudsplan. In 2017 hebben een aantal aanbestedingen plaatsgevonden, enkele belangrijke: De levering van gas; Bedrijfshulpverlening; Verhuizingen; Preventief bouwkundig onderhoud nevenlocaties.Bij de aanbestedingen vormt duurzaamheid een belangrijk uitgangspunt. In 2017 zijn besluiten genomen m.b.t. beheer en onderhoud van de brandweerkazerne. Op hoofdlijnen komt het er op dat het technisch onderhoud wordt ondergebracht bij de gemeente en de facilitaire dienstverlening via een contract is toebedeeld aan de VRU. in 2017 is het eigenarenonderhoud van de gemeentelijk huisvesting opnieuw gepositioneerd in de organisatie. Bedoeling is dat alle vastgoed vanuit een punt wordt gecoordineerd. Dit heeft geresulteerd dat per 1-1-2018 dit onderhoud wordt uitgevoerd door SRO voor bijgebouwen van het Groene Huis (CNME) en de Hof 2 en Langegracht 11.

Social return

De Raad heeft in december 2013 besloten dat bij opdrachten boven de € 209.000,- 5% van de opdrachtwaarde als inspanningswaarde voor social return moet worden aangewend. Dit gebeurt met de bouwblokkenmethode. In 2017 heeft dit geleid tot een realisatiecijfer van 5,3%. Dit is iets lager dan in 201 (5,5%), maar nog wel boven het minimum van 5%. In totaal zijn 125 vacatures ingevuld door de inzet van social return. Daarnaast hebben 54 personen een Beroeps Begeleidende Leerweg of Beroeps Opleidende Leerweg plek gekregen. Van 179 kandidaten zijn 58 afkomstig uit Amersfoort.