De ontwikkelingen op het gebied van informatievoorziening gaan razendsnel en de transformatie naar een digitale overheid is ook in Amersfoort in volle gang. Amersfoort heeft flinke digitale ambities en investeert in haar informatievoorziening met continue aandacht voor leren en bijsturen.
De informatievoorziening is een onlosmakelijk onderdeel van ons primaire proces geworden. Ook omdat de ontwikkelingen zo snel gaan wordt de vraag om IT inspanningen groter dan het aanbod. Het maken van de juiste afwegingen wordt daarom steeds belangrijker. In 2017 hebben we belangrijke stappen gezet op het gebied van portfoliomanagement. Hiermee kunnen we goed prioriteiten aanbrengen en gerichte keuzes maken in de vele projecten die nodig en wenselijk zijn. We maken daarbij de afwegingen tussen ‘dat wat moet’ en ‘de verschillende eigen ambities’. Ook maken we strategische keuzes over de richting van onze informatievoorziening. Dat doen we op basis van projecten, dienstverlening, applicaties en technologie. In 2017 heeft hebben we daar ook het eerste gesprek met de raad over gevoerd. Daarbij stonden het afwegingskader en onze digitale ambities centraal.
IN 2017 was het grootse deel van de inspanningen op het  gebied van informatievoorziening gericht op het beheer van toenemende informatiesystemen en -voorzieningen. Dit alles binnen de aspecten van veiligheid, bedrijfszekerheid en gebruiksvriendelijkheid. Tegelijk lag de focus op samenwerking, standaardisatie en innoveren voor de stad en organisatie. De resultaten daarvan zijn hieronder per thema zichtbaar.

Informatiebeveiliging
Een belangrijk doel van ons jaarplan was om eind 2017 in controle te zijn voor de Baseline Informatiebeveiliging Gemeenten (BIG). Conform de BIG is de Plan Do Check Act (PDCA) cyclus ingericht. Daarbij zijn in 2017 alle BIG maatregelen getoetst op aanwezigheid en werking en daar waar nodig zijn verbeteringen en aanpassingen doorgevoerd. Door deze activiteiten is de BIG volledig geïmplementeerd en is gezorgd voor een continue verbeterproces.
Ook is in 2017 een dataclassificatie uitgevoerd. Het houdt in dat we bij iedere afdeling hebben vastgesteld welke eisen aan informatiebeveiliging nodig zijn. De websites en e-mailcommunicatie voldoen aan de eisen van het Platform Internetstandaarden. Ook zijn er diverse audits op de gemeentelijke omgeving uitgevoerd door externe partijen. Dat leidde tot een aantal aandachtspunten waarvan die met de hoogste prioriteit zijn opgelost. Het protocol “Veilig delen van informatie” is vastgesteld waarmee het oude e-mailprotocol is vervangen. Het nieuwe protocol biedt richtlijnen voor medewerkers om informatie te classificeren en veilig te delen. Verder zijn er op het vlak van bewustwording diverse activiteiten georganiseerd (training privacy en IB, ethical hacker, awareness kamer). Ook is de methodiek “Eenduidige Normatiek en Single Audit” (ENSIA) geïmplementeerd. Het doel hiervan is om alle wettelijk verplichte audits op een eenduidige manier uit te voeren.

Digitale dienstverlening aan de stad
In 2017 is verder gewerkt aan de basisregistraties. Het zijn gegevens van hoogwaardige kwaliteit voor de uitvoering van publiekrechtelijke taken, zoals het verlenen van vergunningen. Intern worden deze unieke gegevens ook gebruikt in andere systemen. Hierbij zijn maatregelen genomen om de gegevens waar nodig te beschermen.
In 2017 is vooral ingezet op de actualisatie van de Basisregistratie Grootschalige Topografie (BGT) nadat Amersfoort eind 2016 was opgenomen in de landelijke voorzieningen. Ook is er gewerkt aan de Basisregistratie Ondergrond en de gemeente als afnemer voor het Handelsregister (NHR).
Naast de voortgang in de basisregistraties is een geautomatiseerde koppeling gerealiseerd tussen het online omgevingsloket en de gemeenteapplicatie voor vergunningverlening. Verder zijn de voorbereidingen voor digitalisering van het interne proces voor officiële publicaties gerealiseerd. Ook hebben de deurwaarders nu geautomatiseerd toegang tot noodzakelijke gegevens in de gemeentelijke applicaties.

Optimaal (samen)werken.
Na de herinrichting in 2016 van het project voor de invoering van een nieuw documentmanagement systeem (dms) en een zaaksysteem, heeft het project zich in 2017 op twee zaken gericht: het leggen van een degelijke basis (via omvangrijke upgrades), en de uitvoering van deelprojecten voor implementatie. De focus lag daarbij op projecten die binnen afzienbare tijd tot zichtbare verbeteringen kunnen leiden. In februari heeft het college de gemeenteraad geïnformeerd over de vervolgaanpak (Raadsinformatiebrief 2017-012). Resultaten van deze deelprojecten zijn:

• Ingebruikname van het projectenportaal waarin alle projectdocumenten worden opgeslagen.
• Voor de uitfasering van DocsOpen (het huidige dms) zijn eerste stappen gezet.
• Voor gebruikmaking van het zaaksysteem voor bestuurlijke besluitvormingsprocessen is een eerste concept opgeleverd.
• Digitale ondertekening van documenten is bij de eerste afdeling in gebruik genomen.
• De technische basis voor het gebruik van de berichtenbox (mijnoverheid) is gereed.
• Voor digitale personeelsdossiers wordt gebruik gemaakt van een systeem dat direct gekoppeld is aan het bestaande systeem voor personeelszaken.
• Het gebruik van het zaaksysteem heeft binnen de afdeling Facilitaire Zaken een grote vlucht genomen, onder andere in de vorm een stevige kwaliteitsverbetering voor contractmanagement.

Verder is de uitgifte van nieuwe tablets begonnen. Met deze mobiele apparaten kunnen medewerkers snel en flexibel werken. In maart heeft het college de gemeenteraad hierover geïnformeerd (Raadsinformatiebrief 2017-035). Eind 2017 was een kwart van de beoogde apparaten in gebruik bij in totaal vijf afdelingen en de eerste ervaringen zijn positief. Ook is een nieuwe applicatie geïmplementeerd voor de ondersteuning van de planning- en control cyclus.

Digitale stad
Met SmartCity toepassingen wil de gemeente met nieuwe technologie, gebruik van data en andere slimme technologie maatschappelijke vraagstukken aanpakken maar ook de eigen organisatie, inwoners, bedrijven en kennisinstellingen in de Stad faciliteren. De gemeente volgt de landelijke NL Smart City Strategie en maakt gebruik van de kennis van aangesloten partners, waaronder andere grote steden en kennisinstellingen.
Vanuit het project Smart City vindt coördinatie plaats op alle slimme toepassingen binnen de gemeente Amersfoort. In november is de gemeenteraad hierover geïnformeerd (Raadsinformatiebrief 2017-135). Samen met de gemeente Hilversum en de Economic Board Utrecht (EBU) verkent en onderzoekt de gemeente de mogelijkheden van een stedelijk netwerk van sensoren waarmee data worden verzameld over bijvoorbeeld beweging, geluid, luchtkwaliteit en -temperatuur.

Bedrijfszekerheid
Vanuit het project Privacy & Informatiebeveiliging is hard gewerkt om stappen te zetten richting de inwerkingtreding van de Algemene verordening gegevensbescherming per mei 2018. In december heeft het college de raad geïnformeerd over de stand van zaken. (Raadsinformatiebrief 2017-140).
Op het gebied van de interne ICT-infrastructuur is de aanbesteding voor de vervanging van het netwerk opgestart en zijn voorbereidingen getroffen voor nieuwe opslag (storage). Voor hardware die nodig is op de werkplek is een succesvolle aanbesteding doorlopen. De IT-contracten met externe partijen zijn geïnventariseerd voor het contract- en leveranciersmanagement. Daarnaast zijn de sociale wijkteams voorzien van nieuwe tablets en overige ICT-voorzieningen. De dienstverlening en de organisatie  hebben baat gehad bij de hoge beschikbaarheid van de ICT infrastructuur. Er is geen grote uitval geweest van cruciale componenten.